A Lei de Prote\u00e7\u00e3o de Dados\u00a0(LGPD)\u00a0j\u00e1 est\u00e1 em vigor e agora, a partir de agosto, come\u00e7ar\u00e3o a ser aplicadas multas e san\u00e7\u00f5es.<\/p>\n
Com a proximidade, confira\u00a0algumas dicas para ajudar as empresas, que lidam diariamente com documentos f\u00edsicos e digitais, a preservarem os dados dos seus clientes e n\u00e3o sofrerem san\u00e7\u00f5es.<\/p>\n
O primeiro passo para estar em conformidade com a Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados \u00e9 produzir um\u00a0invent\u00e1rio\u00a0de dados, que pode ser dividido em quatro categorias:<\/p>\n
Ap\u00f3s esse levantamento, \u00e9 necess\u00e1rio fazer um relat\u00f3rio de conformidade, que determinar\u00e1 o tempo que cada dado ficar\u00e1 armazenado \u2013 a apresenta\u00e7\u00e3o dele \u00e9 obrigat\u00f3ria caso a autoridade respons\u00e1vel solicite uma auditoria.<\/p>\n
Se a empresa n\u00e3o tem profissional ou \u00e1rea especializada, o ideal \u00e9 buscar ajuda com especialistas da \u00e1rea que orientam sobre esse processo de\u00a0invent\u00e1rio.\u00a0Outra forma de controlar, \u00e9 criar planilhas e formul\u00e1rios online, que correlacionem as informa\u00e7\u00f5es coletadas com demais fases do mapeamento dos dados pessoais.<\/p>\n
A\u00a0LGPD\u00a0exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, isso significa que a empresa deve processar, armazenar e ap\u00f3s o t\u00e9rmino da sua finalidade, destruir ou armazenar esse material, caso necess\u00e1rio devido a outras leis ou regulamenta\u00e7\u00f5es.<\/p>\n
Para que isso aconte\u00e7a respeitando a legisla\u00e7\u00e3o, \u00e9 indispens\u00e1vel criar um programa de privacidade para gerenciar tudo. O art. 37 imp\u00f5e que, o controlador e operador devem manter o registro das atividades de tratamento. Ou seja, ele precisa identificar quais tipos de pap\u00e9is\/dados s\u00e3o arquivados na empresa, qual \u00e9 a finalidade de cada um e a sua temporalidade, de acordo com as bases legais.<\/p>\n
Apesar de n\u00e3o constar na lei uma tabela de temporalidade, \u00e9 importante buscar entender quais s\u00e3o os prazos previstos para os arquivos, como atestados m\u00e9dicos, por exemplo. Uma dica \u00e9 organizar uma tabela com tempo de guarda de documentos de acordo com institui\u00e7\u00f5es oficiais e \u00f3rg\u00e3os governamentais, que indicam a temporalidade requerida por lei.<\/p>\n
A destrui\u00e7\u00e3o de alguns documentos s\u00f3 pode acontecer ap\u00f3s um tempo m\u00ednimo de armazenamento. Enquanto isso, o papel precisa ser acomodado em um local com restri\u00e7\u00e3o de acesso, vigil\u00e2ncia e um ambiente climatizado para que n\u00e3o haja degrada\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Esse espa\u00e7o pode ser dentro da pr\u00f3pria empresa ou em algum fornecedor especializado em guarda de documentos f\u00edsicos – independentemente do tamanho da empresa esse recurso \u00e9 o mais indicado por ter a seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es garantida em contrato.<\/p>\n
Quando necess\u00e1rio,\u00a0<\/strong>o descarte de um dado, principalmente o f\u00edsico, deve acontecer de maneira segura. No mercado existem empresas especializadas nesse tipo de servi\u00e7o, que ap\u00f3s a destrui\u00e7\u00e3o, emitem um certificado, comprovando o encerramento correto do ciclo da vida do documento.<\/p>\n \u201cA\u00a0LGPD tem in\u00edcio e meio, mas n\u00e3o tem fim, pois os processos e din\u00e2micas mudam constantemente. Al\u00e9m disso, uma vez que voc\u00ea coleta dados, voc\u00ea \u00e9 respons\u00e1vel por todo o ciclo, desde a coleta at\u00e9 a destrui\u00e7\u00e3o. \u00a0Por isso, \u00e9 importante sempre se manter atualizado para estar em conformidade e n\u00e3o sofrer com vazamentos e multas.\u201d afirma o Clayton Louren\u00e7o.<\/p>\n Fonte: Cont\u00e1beis<\/a><\/p>\n